L’application d’un cabinet : rendez-vous, espace client et documents

L’application d’un cabinet d’avocats, d’un expert-comptable ou d’un notaire fait gagner du temps des deux côtés. Vos clients prennent rendez-vous seuls, envoient leurs pièces et reçoivent vos rappels. Elle démarre à 19 € par mois.

Le téléphone sonne pendant un rendez-vous. C’est un client qui veut savoir s’il reste un créneau jeudi, un autre qui a oublié quelle pièce apporter. Chaque appel coupe votre concentration, et votre assistante passe sa journée à répondre aux mêmes questions.

Avec une application à votre nom, ces demandes passent par le téléphone de vos clients, sans passer par le vôtre. Je vous montre ici ce qu’elle contient, avec de vraies démos.

À qui s’adresse l’application d’un cabinet

Tout ce qui suit vaut pour un cabinet d’avocats, un expert-comptable, un notaire, un architecte, un conseiller en gestion de patrimoine, un agent immobilier ou un cabinet de conseil. Bref, tous les métiers où le client prend rendez-vous, envoie des documents et attend vos conseils.

Pourquoi une application plutôt qu’un simple site

Votre site présente le cabinet à ceux qui ne vous connaissent pas encore. L’application sert à ceux qui sont déjà clients : elle reste sur leur écran d’accueil, elle les prévient au bon moment, et elle leur évite de chercher votre numéro ou vos horaires.

C’est aussi une image : une application à votre nom, avec votre logo et vos couleurs, dit à vos clients que le cabinet est organisé et disponible.

Ce que contient l’application d’un cabinet

La prise de rendez-vous

Votre client choisit un créneau libre, remplit un court formulaire et reçoit un email de confirmation. Les rendez-vous arrivent dans votre agenda Google, et ceux que vous y notez bloquent les créneaux dans l’application. Chaque associé peut avoir son propre agenda.

Vous réglez la durée des rendez-vous, vos horaires et vos fermetures. Le fonctionnement complet est détaillé dans l’article sur l’application de prise de rendez-vous.

L’espace client

Certaines rubriques sont réservées à vos clients : la liste des pièces à fournir, vos guides pratiques, vos modèles. Vous créez leurs comptes vous-même, ou vous importez votre liste, et personne d’autre n’y entre. Voir l’article sur l’espace membres.

L’envoi de pièces

Un formulaire dans l’application, avec un champ pour joindre un fichier. Le client envoie son justificatif depuis son téléphone, et vous recevez la demande par email. Le mode d’emploi est dans l’article sur les formulaires.

Pour les dossiers les plus sensibles, gardez votre outil habituel d’échange sécurisé, et placez simplement un lien vers lui dans l’application.

Le contact et vos bureaux

Un bouton pour appeler, un autre pour écrire sur WhatsApp, et la liste de vos bureaux avec leur adresse et leur photo. Le client trouve tout sans chercher votre numéro.

Les rappels qui évitent les oublis

Une notification part vers tous vos clients, ou vers ceux que vous choisissez, tout de suite ou à la date prévue. Quelques exemples :

• « Déclaration de revenus : envoyez-nous vos justificatifs avant le 15 mai »
• « Nouvelle loi sur les baux : notre point en 3 minutes dans l’application »
• « Le cabinet sera fermé du 24 décembre au 2 janvier »

Vos articles de veille, s’ils sont publiés sur votre site WordPress, s’affichent dans l’application sans ressaisie. L’écriture des messages est traitée dans l’article sur les notifications push.

Lancer l’application en une semaine

• Jour 1 : choisissez un thème, ajoutez votre logo, vos couleurs et vos bureaux.
• Jour 2 : activez la prise de rendez-vous et reliez votre agenda Google.
• Jour 3 : créez le formulaire d’envoi de pièces et la page contact.
• Jour 4 : préparez l’espace client et ajoutez vos premiers comptes.
• Jour 5 : envoyez le lien à vos clients et affichez le QR code à l’accueil.

Combien coûte l’application d’un cabinet

Chez Maymoune, la prise de rendez-vous, l’espace client et les formulaires sont compris dans les trois formules :

• Starter, 19 € par mois : votre application web, installée depuis un lien ou un QR code.
• Ultra, 59 € par mois : la même, plus l’application iPhone, iPad et Android sur les stores.
• Ultra à vie, 2 999 € : un paiement unique, avec la publication sur l’App Store et Google Play offerte.

Mon conseil : commencez par la prise de rendez-vous. C’est elle qui libère le plus vite votre téléphone. Le détail des formules est sur la page des tarifs.

Pour aller plus loin : la communication avec vos collaborateurs est traitée dans l’article sur l’application de communication interne. Les autres questions trouvent leur réponse dans la foire aux questions.

Questions fréquentes

Combien coûte une application pour un cabinet ?

19 € par mois pour l’application web, 59 € par mois avec les applications iPhone et Android, ou 2 999 € une fois pour toutes. La prise de rendez-vous est comprise. Le détail est sur la page des tarifs.

Les rendez-vous se synchronisent-ils avec mon agenda ?

Oui, avec Google Agenda, dans les deux sens. Chaque associé peut avoir son propre agenda.

Les clients peuvent-ils envoyer des documents ?

Oui, avec un formulaire qui contient un champ fichier. Vous recevez la demande par email.

Peut-on réserver des contenus aux clients ?

Oui. Chaque rubrique peut être publique ou réservée aux clients connectés, et vous créez vous-même leurs comptes.

Peut-on envoyer un rappel à certains clients seulement ?

Oui. Une notification part vers tous vos clients ou vers ceux que vous choisissez, tout de suite ou à une date prévue.